เฟอร์นิเจอร์สำนักงานสำหรับ Hybrid Working เลือกอย่างไรให้พื้นที่พร้อมสำหรับการทำงานที่หลากหลาย

การทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid Working) ทำให้การใช้ออฟฟิศในแต่ละวันมีรูปแบบแตกต่างกัน บางวันพนักงานเข้ามาเพื่อทำงานร่วมกับทีม บางช่วงต้องการพื้นที่สำหรับประชุม ขณะที่บางคนต้องการสมาธิสำหรับงานส่วนบุคคล จำนวนผู้ใช้งานและกิจกรรมที่เกิดขึ้นในสำนักงานจึงเป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนพื้นที่

สำหรับองค์กรที่กำลังพัฒนาพื้นที่ให้รองรับ Hybrid Working การเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงานควรพิจารณาไปพร้อมกับวิธีใช้พื้นที่จริง ตั้งแต่สัดส่วนโต๊ะทำงาน พื้นที่ประชุม พื้นที่ทำงานร่วมกัน พื้นที่ส่วนตัว ไปจนถึงระบบจัดเก็บ เพื่อให้แต่ละส่วนของออฟฟิศรองรับกิจกรรมที่เกิดขึ้นได้อย่างเหมาะสม

Hybrid Working เปลี่ยนการใช้พื้นที่และการเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงานอย่างไร

Hybrid Working ผสานการทำงานในสำนักงานเข้ากับการทำงานจากระยะไกล โดยพนักงานอาจเลือกสถานที่ทำงานตามลักษณะงาน หรือตามแนวทางที่องค์กรกำหนด รูปแบบนี้ทำให้จำนวนคนที่เข้ามาใช้สำนักงานและกิจกรรมที่เกิดขึ้นในแต่ละวันมีความแตกต่างกัน

วันที่ทีมเข้ามาพบกัน ความต้องการอาจอยู่ที่พื้นที่ประชุมและการทำงานร่วมกัน ขณะที่บางวันมีผู้ใช้งานเพียงบางส่วนและต้องการโต๊ะสำหรับงานส่วนบุคคล พื้นที่สำหรับประชุมออนไลน์ หรือมุมที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีสมาธิ สำนักงานจึงควรมีพื้นที่หลายรูปแบบที่ทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ

แนวคิดเดียวกันนี้ มีผลต่อการเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เพราะองค์กรต้องพิจารณาว่าแต่ละพื้นที่รองรับกิจกรรมอะไร มีผู้ใช้งานจำนวนเท่าใด และต้องปรับเปลี่ยนบ่อยเพียงใด ก่อนกำหนดประเภทและจำนวนเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสม

วางแผนการใช้พื้นที่จากข้อมูลจริง ก่อนเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน

การใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ (Space Utilization) ในสำนักงานแบบ Hybrid เริ่มจากการทำความเข้าใจว่า พื้นที่ถูกใช้งานเมื่อใด โดยใคร และเพื่อกิจกรรมใด ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้องค์กรมองเห็นความต้องการของพื้นที่ได้ชัดกว่าการอ้างอิงจากจำนวนพนักงานทั้งหมดเพียงอย่างเดียว

ก่อนกำหนดจำนวนโต๊ะหรือประเภทเฟอร์นิเจอร์ องค์กรสามารถพิจารณาข้อมูลสำคัญ เช่น

• จำนวนผู้ใช้งานเฉลี่ยในแต่ละวัน และช่วงวันที่มีผู้ใช้งานสูง
• รูปแบบการเข้าออฟฟิศของแต่ละทีม รวมถึงทีมที่ยังจำเป็นต้องมีที่นั่งประจำ
• กิจกรรมที่พนักงานทำเมื่อเข้ามาในสำนักงาน เช่น งานที่ต้องใช้สมาธิ การประชุม การทำงานร่วมกัน หรือการพบปะระหว่างทีม
• การใช้งานจริงของโต๊ะ ห้องประชุม พื้นที่ทำงานร่วมกัน และพื้นที่ส่วนกลาง
• ความต้องการด้านเทคโนโลยี ระบบไฟฟ้า การประชุมออนไลน์ และพื้นที่จัดเก็บ

เมื่อเห็นรูปแบบการใช้งานชัดขึ้น องค์กรจึงสามารถกำหนดสัดส่วนระหว่างโต๊ะประจำ พื้นที่ใช้งานร่วมกัน ห้องประชุม และพื้นที่สำหรับกิจกรรมอื่นได้เหมาะกับวิธีการทำงานของตนเอง แนวทางนี้ยังช่วยให้การเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงานสัมพันธ์กับพื้นที่และจำนวนผู้ใช้งานจริงมากขึ้น

6 เฟอร์นิเจอร์และพื้นที่สำคัญสำหรับ Hybrid Workplace

การเลือกเฟอร์นิเจอร์สำนักงานสำหรับ Hybrid Workplace ควรเริ่มจากกิจกรรมที่พื้นที่ต้องรองรับ เพราะแต่ละองค์กรอาจมีสัดส่วนการทำงานส่วนบุคคล การประชุม และการทำงานร่วมกันแตกต่างกัน โดยองค์ประกอบที่ควรพิจารณามีดังนี้

1. โต๊ะและพื้นที่ทำงานร่วมกัน (Shared Workstations)

พื้นที่โต๊ะใช้งานร่วมกันเหมาะกับองค์กรหรือทีมที่มีผู้ใช้งานหมุนเวียนและไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะประจำทุกคน จำนวนที่นั่งควรกำหนดจากรูปแบบการเข้าออฟฟิศและช่วงที่มีผู้ใช้งานสูง พร้อมคำนึงถึงระบบไฟฟ้า การเชื่อมต่ออุปกรณ์ และการจัดวางที่ช่วยให้ผู้ใช้เริ่มทำงานได้สะดวกเมื่อเปลี่ยนที่นั่ง

2. เก้าอี้สำนักงานที่ปรับให้เหมาะกับผู้ใช้แต่ละคน (Ergonomic Chairs)

เมื่อพื้นที่หนึ่งมีผู้ใช้งานหลายคน เก้าอี้สำนักงานควรสามารถปรับให้เข้ากับสรีระของผู้ใช้ได้ง่าย เช่น ความสูงของที่นั่ง การรองรับหลัง หรือที่วางแขน เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถปรับที่นั่งให้เหมาะกับสรีระของตนเองได้

3. พื้นที่จัดเก็บส่วนบุคคลและตู้ล็อกเกอร์ (Personal Storage & Lockers)

สำนักงานที่ใช้โต๊ะร่วมกันควรมีพื้นที่สำหรับเก็บของส่วนตัวแยกจากโต๊ะทำงาน ตู้ล็อกเกอร์หรือพื้นที่จัดเก็บส่วนบุคคลช่วยให้พนักงานมีจุดเก็บสัมภาระที่ชัดเจน และทำให้โต๊ะใช้งานร่วมกัน พร้อมสำหรับผู้ใช้คนถัดไป จำนวนและรูปแบบของตู้ควรพิจารณาจากจำนวนผู้ใช้งาน ความถี่ในการเข้าออฟฟิศ และนโยบายการใช้พื้นที่ขององค์กร

4. เฟอร์นิเจอร์สำหรับการทำงานร่วมกัน (Collaborative Furniture)

การเข้ามาที่สำนักงานของพนักงานในรูปแบบ Hybrid มักมีช่วงเวลาที่ต้องพบทีม แลกเปลี่ยนความคิดเห็น หรือทำงานร่วมกัน พื้นที่ลักษณะนี้สามารถใช้โต๊ะที่รองรับการทำงานเป็นกลุ่ม เฟอร์นิเจอร์ที่จัดรูปแบบได้ตามกิจกรรม รวมถึงอุปกรณ์สำหรับการนำเสนอและแบ่งปันความคิด เพื่อให้พื้นที่รองรับการทำงานร่วมกันได้หลายรูปแบบ

5. พื้นที่ส่วนตัวและบูธสำหรับการประชุมออนไลน์ (Pods & Booths)

Hybrid Working ทำให้การประชุมออนไลน์กลายเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นตลอดวันในออฟฟิศ การจัด Pods & Booths ไว้ในตำแหน่งที่เหมาะสมช่วยให้องค์กรมีพื้นที่สำหรับการประชุมแบบหนึ่งต่อหนึ่ง การพูดคุยที่ต้องการความเป็นส่วนตัว และงานที่ต้องใช้สมาธิ โดยไม่รบกวนพื้นที่ทำงานส่วนกลาง และช่วยลดการใช้ห้องประชุมขนาดใหญ่กับกิจกรรมที่มีผู้ใช้งานเพียง 1–2 คน

6. พื้นที่ประชุมที่รองรับผู้เข้าร่วมทั้งในและนอกสำนักงาน (Hybrid Meeting Solutions)

การประชุมแบบ Hybrid มีทั้งผู้เข้าร่วมในห้องและผู้เข้าร่วมจากระยะไกล การวางแผนพื้นที่จึงควรพิจารณาโต๊ะ ที่นั่ง การมองเห็นหน้าจอ ระบบไฟฟ้า และเทคโนโลยีสำหรับการประชุมร่วมกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถสื่อสารและมีส่วนร่วมได้สะดวก ไม่ว่าจะอยู่ในพื้นที่เดียวกันหรือเชื่อมต่อจากภายนอก

เลือกระดับความยืดหยุ่นให้เหมาะกับรูปแบบ Hybrid Working ขององค์กร

ความยืดหยุ่นของ Hybrid Workplace ไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทุกองค์กร เพราะแต่ละแห่งมีนโยบายการเข้าออฟฟิศ จำนวนผู้ใช้งาน และรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน การวางแผนพื้นที่จึงควรเริ่มจากการทำความเข้าใจว่า พื้นที่ส่วนใดต้องรองรับการเปลี่ยนแปลง และพื้นที่ส่วนใดสามารถกำหนดการใช้งานได้อย่างชัดเจน

หากองค์กรกำหนดวันเข้าออฟฟิศค่อนข้างแน่นอน จำนวนผู้ใช้งานในแต่ละวันย่อมคาดการณ์ได้ง่าย พื้นที่ทำงานและห้องประชุมจึงสามารถวางแผนให้สอดคล้องกับจำนวนคนได้ค่อนข้างชัดเจน ขณะที่องค์กรที่เปิดให้พนักงานเลือกวันเข้าออฟฟิศได้อย่างยืดหยุ่น อาจต้องเตรียมพื้นที่ที่รองรับจำนวนผู้ใช้งานและกิจกรรมที่เปลี่ยนไปในแต่ละวันมากขึ้น

ความยืดหยุ่นยังสามารถแตกต่างกันภายในออฟฟิศเดียวกันได้ เช่น พื้นที่ทำงานประจำสำหรับทีมที่มีรูปแบบการใช้งานคงที่ ควบคู่กับพื้นที่ส่วนกลางที่สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับการประชุม การทำงานร่วมกัน หรือกิจกรรมของทีมในแต่ละช่วงเวลา

ดังนั้น การออกแบบ Hybrid Workplace ที่ยืดหยุ่นจึงไม่ได้หมายถึงการทำให้ทุกพื้นที่ปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา แต่คือ การกำหนดระดับความยืดหยุ่นให้เหมาะกับพฤติกรรมการใช้งานของแต่ละพื้นที่ เพื่อให้ออฟฟิศสามารถรองรับการทำงานที่เปลี่ยนแปลงได้ โดยยังคงใช้งานพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วางแผน Hybrid Workplace ให้พื้นที่และเฟอร์นิเจอร์ทำงานร่วมกันกับ Rockworth

การพัฒนา Hybrid Workplace ควรเริ่มจากความเข้าใจวิธีการทำงานของคนในองค์กร ทั้งจำนวนผู้ใช้งาน กิจกรรมที่เกิดขึ้น และรูปแบบการใช้พื้นที่ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาวางแผนสำนักงานให้รองรับการทำงานได้อย่างเหมาะสมในแต่ละวัน

Rockworth นำเสนอโซลูชันสำหรับพื้นที่ทำงานที่ครอบคลุมตั้งแต่ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ไปจนถึงบริการวิเคราะห์ความต้องการ วางแผน และออกแบบพื้นที่ทำงาน เพื่อเชื่อมโยงคน พื้นที่ และรูปแบบการทำงานเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ

สำหรับองค์กรที่กำลังปรับพื้นที่ให้รองรับ Hybrid Working ทีมงาน Rockworth สามารถร่วมพัฒนาแนวทางที่เหมาะกับบริบทของแต่ละองค์กร เพื่อให้พื้นที่ทำงานมีความยืดหยุ่น ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพร้อมรองรับวิธีการทำงานที่เปลี่ยนแปลงในอนาคต

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ผ่านช่องทางต่อไปนี้

• LINE: @rockworth
• Facebook: Rockworth
• Tel. 02-123-8888