แม้จะไม่ได้เป็นตำแหน่งที่อยู่หน้าเวทีหรือมีบทบาทในเชิงกลยุทธ์โดยตรง แต่งานธุรการคือหนึ่งในฟันเฟืองสำคัญที่ทำให้ทุกแผนกสามารถขับเคลื่อนไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบริหารเอกสาร จัดการนัดหมาย ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงาน หรือประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ล้วนเป็นหน้าที่ของพนักงานแผนกนี้ที่ต้องอาศัยความรอบคอบ ละเอียด และความเข้าใจในระบบงานขององค์กรอย่างแท้จริง

                  งานธุรการคืออะไร ?

“ธุรการ” หรือ “Administrative Work” ครอบคลุมหน้าที่หลากหลายที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนการดำเนินงานประจำวันในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นงานจัดทำเอกสาร ติดต่อประสานงานภายในและภายนอกองค์กร ดูแลอุปกรณ์สำนักงาน รวมถึงงานจัดเก็บข้อมูลและเอกสารสำคัญในระบบที่เป็นระเบียบเรียบร้อย

หน้าที่ของแผนกนี้อาจแตกต่างกันไปตามลักษณะขององค์กร เช่น ในบริษัทเอกชน งานธุรการอาจรวมถึงการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง ส่วนในหน่วยงานราชการ อาจเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ หรือการจัดการหนังสือราชการ

ใครบ้างที่เหมาะกับงานธุรการ ?

ไม่จำเป็นต้องเป็นคนพูดเก่งหรือชอบออกสังคมจึงจะเหมาะกับงานนี้ เพราะหัวใจสำคัญของแผนกธุรการอยู่ที่ “ความรับผิดชอบ” และ “ความเป็นระบบ” คนที่มีความละเอียดรอบคอบ ใส่ใจรายละเอียด และสามารถจัดการเวลาหรือความคาดหวังจากหลายฝ่ายได้ดี จะมีโอกาสเติบโตในสายงานนี้อย่างมั่นคง

นอกจากนี้ ยังเหมาะกับคนที่อยากเริ่มต้นเก็บประสบการณ์ในองค์กร เพราะงานธุรการเปิดโอกาสให้เห็นภาพรวมของการบริหารงานในแต่ละแผนก ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการต่อยอดไปสู่งานบริหาร งานทรัพยากรบุคคล หรืองานเลขานุการในอนาคต

ทักษะที่จำเป็นสำหรับทำงานธุรการ

แม้จะเป็นงานที่ใคร ๆ ก็ดูเหมือนจะทำได้ แต่คนที่ “ทำได้ดี” จำเป็นต้องมีทักษะเฉพาะทางหลายด้าน เช่น

• การจัดการเอกสาร เพราะเอกสารบางประเภทต้องเก็บตามรูปแบบที่เป็นทางการ หากไม่มีความรู้เรื่องการจัดหมวดหมู่หรือระบบสารบรรณ อาจเกิดความผิดพลาดได้ง่าย
• การใช้โปรแกรมสำนักงาน โดยเฉพาะโปรแกรมอย่าง Microsoft Word, Excel, PowerPoint หรือระบบจัดการเอกสารออนไลน์ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ต้องใช้ทุกวัน
• ทักษะการสื่อสาร แม้ไม่ใช่งานขายหรือบริการลูกค้าโดยตรง แต่การประสานงานระหว่างแผนกหรือกับซัพพลายเออร์ ต้องใช้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
• ความอดทนและวินัย งานธุรการต้องรับผิดชอบงานเดิมซ้ำ ๆ หลายอย่าง จึงต้องมีวินัยสูงและรับมือกับความจำเจได้ดี

เส้นทางเติบโตในสายงานธุรการ

ใครว่าอยู่ในแผนกธุรการแล้วไม่มีทางโต ? หากคุณพัฒนาทักษะตัวเองอย่างต่อเนื่อง งานสายนนี้สามารถนำไปสู่ตำแหน่งต่าง ๆ ได้มากมาย เช่น

• เลขานุการผู้บริหาร : เพิ่มความสามารถด้านภาษา การบริหารเวลา และมารยาททางธุรกิจ
• เจ้าหน้าที่บริหารสำนักงาน (Office Administrator) : ดูแลทีมธุรการในภาพรวม และวางแผนปรับปรุงประสิทธิภาพงานสนับสนุนทั้งหมด
• ฝ่ายบุคคลหรือจัดซื้อ : งานธุรการหลายตำแหน่งเกี่ยวข้องกับการเก็บข้อมูลพนักงานหรือใบสั่งซื้อ ซึ่งสามารถต่อยอดได้หากมีความรู้ด้านการบริหารจัดการเพิ่มเติม

งานธุรการอาจไม่ได้โดดเด่นในสายตาคนภายนอก แต่คือกลไกสำคัญที่ทำให้องค์กรดำเนินไปอย่างราบรื่น หากคุณเป็นคนมีวินัย ละเอียด และมีใจรักในความเป็นระเบียบ งานนี้ก็อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่มั่นคงของเส้นทางอาชีพในระยะยาวได้