สำหรับผู้ประกอบการและฝ่ายบัญชีแล้ว "ภาษี" คือหนึ่งในความท้าทายที่สำคัญและซับซ้อนที่สุดในการดำเนินธุรกิจ การจัดการภาษีที่ผิดพลาดไม่ได้หมายถึงแค่ตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง แต่ยังหมายถึงความเสี่ยงที่จะถูกกรมสรรพากรตรวจสอบ ค่าปรับ และการสูญเสียเวลาและทรัพยากรในการแก้ไขปัญหา งานบัญชีในทุก ๆ ขั้นตอนล้วนเป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบสูงสุด แต่ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกมิติของธุรกิจ โปรแกรมบัญชี ERP ได้เข้ามาช่วยให้การจัดการภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น บทความนี้จะชวนคุณไปดูว่าระบบ ERP จะเข้ามาช่วยลดความยุ่งยากเรื่องภาษีได้อย่างไรบ้าง

ปัญหาภาษี ความท้าทายที่ทุกองค์กรต้องเจอ

ก่อนจะไปดูว่าโปรแกรมบัญชี ERP ช่วยแก้ปัญหาการยื่นภาษีได้อย่างไร ไปดูกันว่าปัญหาภาษีที่ทุกธุรกิจต้องเผชิญ ซึ่งเป็นสาเหตุของความผิดพลาดและความล่าช้าเกิดจากอะไรบ้าง

ข้อมูลภาษีซื้อ-ภาษีขายกระจัดกระจาย

ในแต่ละวันธุรกิจมีธุรกรรมเกิดขึ้นมากมาย ใบกำกับภาษีซื้อจากฝ่ายจัดซื้อ ใบกำกับภาษีขายจากฝ่ายขายเอกสารค่าใช้จ่ายจากแผนกต่าง ๆ มักถูกจัดเก็บแยกกันในแฟ้มเอกสาร สเปรดชีต หรือแม้กระทั่งในอีเมล เมื่อถึงสิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีต้องเสียเวลาในการรวบรวม ตรวจสอบ และคีย์ข้อมูลทั้งหมดเข้าระบบ ซึ่งเป็นกระบวนการที่เสี่ยงต่อการตกหล่นของเอกสารสำคัญ และทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

ความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด

"Human Error" หรือความผิดพลาดของมนุษย์ คือสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้ยากในการทำงานแบบแมนนวล ไม่ว่าจะเป็นการคีย์ตัวเลขผิด การคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) พลาด การกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มภาษีไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจนำไปสู่การยื่นภาษีขาดหรือเกิน ซึ่งผลลัพธ์ที่ตามมาคือเบี้ยปรับและเงินเพิ่มจากกรมสรรพากร ที่อาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดของบริษัทได้

การติดตามเดดไลน์ที่ซับซ้อน

ภาษีในประเทศไทยมีหลายประเภทและมีกำหนดเวลายื่นแบบที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็น

• ภ.พ.30 ที่ต้องยื่นทุกเดือน
• ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 สำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) และสิ้นปี (ภ.ง.ด.50)

การติดตามเดดไลน์ทั้งหมดนี้สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตถือเป็นเรื่องที่ท้าทาย และการพลาดเดดไลน์เพียงครั้งเดียวก็หมายถึงค่าปรับที่เพิ่มขึ้น

การเตรียมเอกสารสำหรับกรมสรรพากร

เมื่อถึงเวลายื่นภาษีหรือเมื่อถูกเรียกตรวจสอบ การเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้ครบถ้วนและเป็นระเบียบคือสิ่งที่ทุก ๆ องค์กรต้องเจอ การต้องค้นหาใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย และหลักฐานต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ เป็นกระบวนการที่วุ่นวายและใช้เวลานาน ทำให้การปิดงบและการตรวจสอบล่าช้าออกไปโดยไม่จำเป็น

โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร และทำงานอย่างไร?

โปรแกรมบัญชี ERP คือระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดขององค์กร โดยการเชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนก ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย จัดซื้อ คลังสินค้า การผลิต ทรัพยากรบุคคล และฝ่ายบัญชีและการเงินเข้าไว้ด้วยกันบนแพลตฟอร์มเดียว

ระบบ ERP คือ ฐานข้อมูลกลาง (Centralized Database) ที่หมายความว่าเมื่อมีข้อมูลเกิดขึ้นที่แผนกใดแผนกหนึ่ง ข้อมูลนั้นจะถูกบันทึกและอัปเดตไปยังทุกแผนกที่เกี่ยวข้องทันทีแบบเรียลไทม์ ทำให้ทั้งองค์กรทำงานประสานกันเป็นหนึ่งเดียว ช่วยแก้ไขปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน ไม่ตรงกัน และการทำงานแบบแยกส่วนได้

โปรแกรมบัญชี ERP ช่วยจัดการภาษีให้เป็นเรื่องง่ายได้อย่างไร?

เมื่อข้อมูลทุกอย่างเชื่อมโยงกัน ระบบ ERP จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการภาษี โดยเปลี่ยนกระบวนการที่ซับซ้อนและวุ่นวายให้เป็นอัตโนมัติและมีความแม่นยำมากขึ้น

รวบรวมข้อมูลและคำนวณภาษีอัตโนมัติ

ระบบการบัญชีแบบเดิม ๆ จะต้องมีการรวบรวมเอกสารและการคำนวณด้วยมือ แต่ระบบ ERP จะรวบรวมทุกอย่างเข้าไว้ด้วยกัน เมื่อฝ่ายขายออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีในระบบ ERP ระบบจะบันทึกภาษีขายให้โดยอัตโนมัติ ในทางกลับกัน เมื่อฝ่ายจัดซื้อบันทึกใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์ ระบบก็จะบันทึกภาษีซื้อทันที ข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว พร้อมสำหรับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ต้องนำส่งในแต่ละเดือนโดยอัตโนมัติ ลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลได้

สร้างรายงานภาษีสำคัญอัตโนมัติ (ภ.พ.30, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53)

สร้างรายงานภาษีสำคัญอัตโนมัติคือหนึ่งในฟังก์ชันที่ช่วยลดภาระฝ่ายบัญชีได้มากที่สุด จากข้อมูลภาษีซื้อ-ภาษีขายที่ถูกบันทึกไว้ตลอดทั้งเดือน ระบบ ERP สามารถสร้าง "รายงานภาษีซื้อ" และ "รายงานภาษีขาย" ที่ถูกต้องตามรูปแบบของกรมสรรพากรได้ในไม่กี่คลิก ยิ่งไปกว่านั้น ระบบยังสามารถสร้างแบบฟอร์มสำคัญ เช่น ภ.พ.30 (แบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม), ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 (แบบยื่นรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย) พร้อมข้อมูลที่ครบถ้วน ทำให้ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบและนำไปยื่นต่อกรมสรรพากรผ่านช่องทาง e-Filing

ออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ได้ทันที

กระบวนการออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย หรือ 50 ทวิ ที่เคยยุ่งยาก จะกลายเป็นเรื่องง่าย เมื่อมีการจ่ายเงินให้คู่ค้าหรือฟรีแลนซ์ที่ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ระบบ ERP จะคำนวณภาษีที่ต้องหักและสามารถพิมพ์แบบฟอร์ม 50 ทวิ ออกมาได้ทันทีจากระบบ ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

แจ้งเตือนภาษีที่ถึงกำหนดชำระ

โปรแกรม ERP ที่ดีจะมีระบบ Dashboard หรือระบบแจ้งเตือนที่คอยแสดงรายการภาษีที่ใกล้ถึงกำหนดชำระ ทำให้ผู้ใช้งานไม่พลาดเดดไลน์สำคัญ ช่วยให้บริษัทสามารถวางแผนกระแสเงินสด เพื่อชำระภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ และหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการยื่นล่าช้าได้

สรุป

การลงทุนในโปรแกรมบัญชี ERP ไม่ใช่แค่การซื้อซอฟต์แวร์ แต่คือการลงทุนใน "ความถูกต้อง" "ประสิทธิภาพ" และ "ความสบายใจ" ของธุรกิจ การเปลี่ยนจากการทำงานแบบแมนนวลที่เต็มไปด้วยความเสี่ยง มาสู่ระบบอัตโนมัติที่เชื่อมโยงทุกส่วนงานเข้าด้วยกัน จะช่วยลดภาระงานด้านเอกสารที่ซ้ำซ้อน ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่เกิดจากคน และทำให้การจัดการภาษีเป็นเรื่องง่ายที่ควบคุมได้ ช่วยให้ทีมบัญชีและผู้บริหารมีเวลามากขึ้นในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนกลยุทธ์ และขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตไปข้างหน้าได้มากขึ้น