การจัดทำ "บัญชีรายรับ-รายจ่าย"  สำหรับผู้ประกอบการบุคคลธรรมดานั้น ไม่ใช่แค่การจดบันทึกเพื่อกันลืมว่าเราได้เงินมาเท่าไหร่หรือจ่ายอะไรไปบ้าง แต่บัญชีรายรับรายจ่ายเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เสียภาษีได้อย่างถูกต้อง ประหยัด และปลอดภัยจากการถูกตรวจสอบหรือประเมินภาษีย้อนหลังโดยกรมสรรพากร

5 จุดสำคัญที่ต้องมีในแบบฟอร์ม "บัญชีรายรับ รายจ่าย" 

1. วัน เดือน ปี ที่เกิดรายการ (Date of Transaction)

จุดเริ่มต้นของการบันทึกบัญชีคือเรื่องของเวลา การบันทึก วัน/เดือน/ปี ต้องบันทึกตามวันที่เกิดการรับหรือจ่ายเงินจริง

การเรียงลำดับเวลา : สรรพากรจะดูความสม่ำเสมอและความสมเหตุสมผลของการทำธุรกิจ การบันทึกต้องเรียงจากวันที่ในอดีตมาปัจจุบัน ห้ามบันทึกข้ามไปข้ามมา หรือกระโดดข้ามเดือน หากเจ้าหน้าที่พบว่าการเรียงลำดับวันที่ผิด หรือมีการแทรกรายการทีหลัง

การตัดรอบปีภาษี : สำหรับบุคคลธรรมดา รอบปีภาษีจะเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม ของทุกปี การระบุวันที่ที่ชัดเจนในแต่ละรายการ จะช่วยให้สรุปยอดรายปีได้อย่างถูกต้อง ตัดปัญหาความสับสนว่ารายได้หรือรายจ่ายก้อนนี้ ควรนำไปคำนวณภาษีของปีไหน เพื่อป้องกันการยื่นภาษีขาดหรือเกิน

2. รายละเอียดของรายการ (Clear Description)

ช่องรายละเอียดไม่ใช่แค่การเขียนสั้นๆ ว่า ซื้อของ หรือ ค่าจ้าง แต่ต้องเป็นการอธิบายเพื่อให้ผู้อื่น โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่สรรพากรอ่านแล้วเข้าใจทันทีว่ารายการนี้คืออะไร และเกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างไร

ความเกี่ยวข้องกับกิจการ : รายจ่ายที่จะนำมาหักภาษีได้ ต้องเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการโดยเฉพาะ หากเขียนแค่ว่า ซื้ออาหาร 2,000 บาท เจ้าหน้าที่จะตั้งคำถามทันทีว่าเป็นอาหารสำหรับทานเอง (ค่าใช้จ่ายส่วนตัว) หรือเป็นค่าเลี้ยงรับรองลูกค้า (ค่าใช้จ่ายธุรกิจ)

การบันทึกที่ดี : ควรเขียนให้เจาะจง เช่น ค่าขนส่งไปรษณีย์ ควรเขียนว่า  ค่าไปรษณีย์ส่งสินค้าให้ลูกค้า บจก. ABC หรือ ซื้ออุปกรณ์ ควรเขียนระบุชัดเจนว่า ซื้อกระดาษ A4 และหมึกพิมพ์สำหรับเครื่องพิมพ์ในออฟฟิศ การเขียนให้ชัดเจนจะช่วยให้น่าเชื่อถือมากกขึ้นไม่ใช่เป็นตัวเลขที่ปลอมขึ้นมา

3. จำนวนเงินรายรับ (Gross Income Amount)

ใช้สำหรับบันทึกตัวเลขรายได้ทั้งหมดที่เข้ามาสู่ธุรกิจ ซึ่งเป็นตัวเลขที่สามารถบ่งบอกได้ว่าจะต้องเสียภาษีเงินได้เท่าไรและถึงเกณฑ์ที่กฎหมายบังคับเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือไม่

ต้องบันทึกด้วยยอดเต็มเสมอ : ข้อควรระวังที่ผู้รับจ้างอิสระหรือฟรีแลนซ์หลายคนพลาด คือเมื่อรับงานแล้วถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องบันทึกรายรับด้วยยอดเต็มก่อนถูกหักภาษีเสมอ ไม่ใช่ยอดเงินสุทธิที่โอนเข้าบัญชีธนาคาร ตัวอย่างเช่น ค่าบริการ 10,000 บาท ถูกหัก ณ ที่จ่าย 300 บาท คุณได้รับเงินโอน 9,700 บาท ในบัญชีรายรับคุณต้องบันทึกตัวเลข 10,000 บาท

สัญญาณเตือนเกณฑ์ VAT 1.8 ล้านบาท : หากยอดรวมรายรับสะสมตั้งแต่ 1 มกราคมของปี ถึง1,800,000 บาท กฎหมายบังคับให้ต้องยื่นจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายใน 30 วัน เพราะฉะนั้นช่องรายรับที่เป็นปัจจุบันจะช่วยให้รู้ตัวล่วงหน้าและไม่โดนเบี้ยปรับหรือเงินเพิ่มจากการจด VAT ล่าช้า

4. จำนวนเงินรายจ่าย (Business Expense Amount)

สำหรับผู้ประกอบการที่เลือกเสียภาษีโดยหักค่าใช้จ่ายแบบหักตามจริงไม่ใช่การหักเหมา ช่องรายจ่ายนี้จะช่วยป้องกันภาษี ยิ่งมีรายจ่ายที่ถูกต้องและพิสูจน์ได้ กำไรสุทธิที่นำไปคำนวณภาษีก็จะยิ่งลดลงตามไปด้วย

ระวังรายจ่ายต้องห้าม : ไม่ใช่ทุกอย่างที่จ่ายไปจะลงบัญชีได้ รายจ่ายที่เป็นเรื่องส่วนตัว หรือรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานยืนยันผู้รับเงิน จะถือเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" ตามประมวลรัษฎากร

การแยกประเภท : ในแบบฟอร์มมาตรฐานอาจจะมีช่องรายจ่ายเพียงช่องเดียว แต่ในทางปฏิบัติเพื่อการบริหารธุรกิจ หากแยกคอลัมน์เป็นต้นทุนสินค้าและค่าใช้จ่ายในการบริหารจะช่วยให้เห็นภาพรวมกำไรขั้นต้นและควบคุมต้นทุนของกิจการตัวเองได้ดีขึ้น

5. เอกสารอ้างอิง / หมายเหตุ (References and Supporting Documents)

เอกสารจะเป็นสิ่งที่อ้างอิงได้ว่าตัวเลขในสมุดบัญชีเป็นตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง

การตรวจสอบย้อนกลับ : ในช่องนี้ต้องระบุเลขที่อ้างอิงของเอกสารอย่างชัดเจน เช่น เลขที่ใบกำกับภาษี, เลขที่บิลเงินสด, หรือเลขที่ใบสำคัญรับเงิน

บิลแบบไหนที่สรรพากรยอมรับ : บิลเงินสดทั่วไปที่ซื้อตามร้านเครื่องเขียน แล้วให้แม่ค้าเขียนตัวเลขเอง โดยไม่มีชื่อที่อยู่ผู้ขาย ถือเป็นบิลที่ไม่สมบูรณ์ เอกสารที่สมบูรณ์ควรมีองค์ประกอบ ดังนี้

1. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน
2. วัน เดือน ปี ที่รับเงิน
3. รายละเอียดและจำนวนของสินค้าหรือบริการ
4. จำนวนเงิน (ทั้งตัวเลขและตัวอักษร)
5. ชื่อ ที่อยู่ ของคุณในฐานะผู้จ่ายเงิน

ไม่มีบิลยืนยัน : หากต้องไปซื้อของในตลาดสด หรือจ้างช่างทั่วไปที่ออกบิลไม่เป็น สามารถแก้ปัญหาได้โดยการทำแบบฟอร์มใบสำคัญรับเงินขึ้นมาเอง พร้อมให้ผู้รับเงินกรอกรายละเอียด เซ็นชื่อ และ แนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน ไว้เป็นหลักฐานเสมอ

การทำบัญชีรายรับ รายจ่ายนั้นถือเป็นสิ่งที่สำคัญ หลายคนอาจคิดว่าการจดบันทึกตัวเลขลงสมุดก็เพียงพอแล้ว แต่ในความเป็นจริง หากเกิดการตรวจสอบการกรอกข้อมูลโดยไม่มีโครงสร้างแบบฟอร์มที่ได้มาตรฐาน อาจทำให้รายจ่ายที่จ่ายไปจริง อาจจะไม่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เลย และในการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่สมบูรณ์ กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการ ต้องเก็บรักษาสมุดบัญชีและเอกสารประกอบทั้งหมดไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ยื่นแบบเสียภาษี 

สำหรับผู้ประกอบการที่อยากจบปัญหาเอกสารยุ่งยาก และต้องการปรับเปลี่ยนการทำงานหลังบ้านเข้าสู่ระบบบัญชีดิจิทัล สามารถปรึกษาหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร.  02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant  Line : @bmu001